REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Wakpal Oy:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuoja seloste.

Rekisterinpitäjä

Wakpal Oy, 1756688-7 (jälj. ”Yhtiö”)
Kuormaajantie 6
40320 Jyväskylä

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Pekka Jussila, pekka.jussila@wakpal.com
p.014-284 793

Henkilötietojen käsittelyt, tarkoitus ja ohjelmat

Henkilötietojo käsitellään Yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä Yhtiön tilausten ja toimeksiantojen hallinnointiin, ylläpitoon, tuottamiseen, laadun ja turvallisuuden varmistamiseen, laskutukseen ja väärinkäytösten estämiseen. Lisäksi tietoja käsitellään soveltuvin osin liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja tuotekehitykseen, markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen  sekä riskienhallintaan.

Yhtiö käytää Futursoft ohjelmaa, jossa on huollettavien ajoneuvotietojen lisäksi omistajan nimi ja osoite sekä puhelinumerotiedot. FuturSoft Oy ja Yhtiö ovat sopineet järjestelmän käytöstä ja FuturSoft vastaa ohjelman turvallisuudesta ja toiminnallisuudesta. Yhtiö käyttää ohjelmaa, tallettaa tiedot (auton rekisterinumero, omistajan/haltian nimi, osoite ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite) sekä vastaa niiden oikellisuudesta sekä vastaa omassa käyttöympäristössään olevien tiedostojen varmuuskopioinnista ja arkistoinnista sekä varmuuskopioidensa ja arkistointinsa toimivuudesta.

Ohjelmiston ja Palvelun osalta sovelletaan IT2018ETP erityisehtoja. FuturSoft vastaa futursoft.net-ohjelmapalvelun osalta aineiston varmuuskopioinnista, varmuuskopioiden toimivuuden tarkistamisesta ja siitä että asiakkaan aineisto on palautettavissa varmuuskopiosta. Ehdoissa on maininta mm. siitä, että Yhtiö ei saa kopioida tai jakaa tietoja eteenpäin jaettavaksi vaan pelkästään varmuuskopioida turvatakseen tietojen säilymisen omassa käytössä. Yhtiö ja FuturSoft Oy ovat molemmat sopineet palvelu, ylläpito- ja käyttöoikeusehtojen noudattamisesta 25.5.2018 alkaen.

Lisäksi Yhtiö käyttää Innovoice maksuratkaisu ohjelmaa, johon täytetään rahoituksen hakijan tiedot, mutta niistä ei jää Yhtiölle mitään rekisteriä vaan siitä asiakasrekisteristä vastaa Innovoice. Yhtiö ja Innovoice ovat tehneet Tietosuoja-asetusta noudattavan sopimuksen (GDPR) keskenään , jossa sovitaan noudatettavan 25.5.2018 voimaan tullutta Henkilötietosuojalakia.

Käytössä on myös Nordic Telecom puhelun tiedot poimiva järjestelmä, siitä ei muodostu Yhtiölle mitään asiakasrekisteriä vaan ohjelma näyttää soittajan tiedot ja osoitteen, rekisteri on Nordic Telecomin hallussa ja vastuulla. Myös tämän osalta sovelletaan uusia Henkilötietosuojaehtoja.

Käsiteltävät henkilötietoryhmä, tuotesisältö ja tietojen säilytysaika

Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Henkilötiedot kerätään pääasialliseesti rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yötiöltä toimeksiannon vastaanottamisen ja toimittamisen yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös osin Väestörekisterikeskuksen, Liikenteen turvallisuusviraston sekä eri luottotietoyhtiöiden rekisteristä.

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään tai puolustettavaksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Säilytysajat

Yhtiön kirjanpitoon liittyvissä aineistoissa tietoja säilytetään 6 vuotta. Henkilö yksilöintitiedot Nimi, henkilötunnus 3 vuotta, osoite ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite 3 vuotta, Toimeksiannontiedot (tilaus/työmääräys ym) 3 vuotta, Luottotiedot 48 tuntia.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittely turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

Yhtiö varmistaa, että pääsy rekistereihin on vain henkilöillä ja tahoilla joilla on toimenkuvansa suorittamiseen kannalta tarve ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on työsopimuslain tai sopimuksen salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Rekisteröidyn oikeudet

Kaikista tiedostoista henkilön tiedot voidaan poistaa heti kun henkilö niin vaatii. Yhtiö ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille ainoastaan henkiötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista.

Rekisteröidyillä on oikeus saada vahvistus siitä käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötieotja, nähdä itseään koskevat tiedot sekä pyynnöstä saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa tai siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi) mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön  vastaisesti.

Tietoihin kohdistuvasta uhasta tehdään ilmoitus rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivästystä. Ilmoitus tehdään tietoturvaviranomaisille 72 h kuluessa, ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty lain edellyttämällä tavalla.

Jyväskylässä 25.5.2018

Wakpal Oy
Pekka Jussila